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江南大学行政印章管理办法

作者:校办  发布日期:2013-10-09  浏览次数:    来源:校办

第一章 总 则

第一条 为进一步规范学校行政印章的管理,切实维护学校合法权益,根据国家有关法律法规,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所指行政印章包括:

(一)法定名称章,指“江南大学”印章(以下简称“学校印章”)、“江南大学”钢印(以下简称“学校钢印”);

(二)校领导签名章;

(三)冠以法定名称的业务专用章(以下简称“业务专用章”);

(四)各学院(部)、机关各部门、各直属单位公章(以下简称“单位公章”);

(五)其它经学校许可使用的印章。

第三条 校长办公室是学校各类行政印章的综合管理部门,负责学校印章的使用、管理,并监督校内其它各类行政印章的使用管理。

第二章 印章的刻制、启用与废止

第四条 各学院(部)、机关各部门、各直属单位等处一级实体性机构公章,均依据机构设置的文件,由校长办公室刻制;处级单位下属的科室印章、业务专用章确因工作需要的,由各处级单位提出书面申请,经校长办公室审核批准后刻制。

第五条 校内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不刻制印章,确因工作原因,需要刻制的,须报主管校领导审批同意,经校长办公室审核后刻制。

第六条 因机构名称变更或年久磨损等原因,需重新刻制印章时,由各单位提出书面申请,经校长办公室审核批准后刻制。

第七条 印章刻制由校长办公室确定形式、规格、材质,并开具介绍信,到指定的刻字机构刻制。任何单位和个人不得私自刻制公章。

第八条 印章的启用和废止均由校长办公室验印发文后方能生效。机构撤销或变更时,原印章原则上自行文日起即行停用。废止停用的印章,须及时交回校长办公室。

第九条 各单位业务专用公章,如财务专用章、合同专用章、收费专用章、注册专用章等的刻制、启用与废止参照本办法执行。

第三章 印章的使用范围

第十条 学校印章代表江南大学,在以学校名义签署的文件上使用。学校钢印主要用于学校颁发的各类证件和证书的照片压印,不能独立使用。

第十一条 校领导签名章代表印章字样指示的当任校领导,在校领导以学校职务身份签署的文件上使用。

第十二条 业务专用章对外具有代表学校的效力,在学校以法人身份参与的、与印章名称相适应的业务中使用。

第十三条 单位公章代表隶属学校的教学、科研单位或行政部门,主要用于一般工作联系。未经学校授权,不得对外签署合同或协议。

第十四条 其它经学校许可使用的印章,在许可使用时应明确印章的使用范围。

第四章 印章的使用程序

第十五条 以学校名义印发的各类公文,一律凭学校正式发文用印。

第十六条 工作证、学生证、退休证等各类证件,由职能部门统一造册,指派专人承办,经校长办公室校核后用印。

第十七条 学生毕业证书、学位证书、毕业证明书、学位证明书、结业证书、肄业证书、退学证明、进修证明、招生录取通知书、荣誉证书和各类聘书等,经学术委员会或相应的评审机构评审,由相关职能部门统一造册,部门负责人签字审核,主管校领导签字批准,指定专人到校长办公室用印。毕业证书、学位证书翻译件用印,由档案馆统一办理。

第十八条 以学校名义签订的各类合同、协议, 有关教学、科研等的各类研究报告、成果鉴定,各类专利、基金申请,项目、成果和奖励申报,基建、维修项目申报,设备仪器进口报关、申请免税,教职工因公(私)出国申请、证明、审批表,各类财务报表,公车年检等各类常规性申报材料和证明性材料,须凭《江南大学印章使用申请单》,经职能部门审核签字盖章,到校长办公室用印。

第十九条 向外刊登广告,须经主管部门审核并将原文送主管校领导审批后用印。

第二十条 校领导签名章按学校印章有关规定使用。校领导交校长办公室保管的私人印章,除已经校领导本人授权或会签的文件外,临时用印须征得校领导本人同意。

第二十一条 凡不必正式行文但需以学校名义发出的文书或函件,应按规定格式书写或打印,由单位负责人在底稿上签字同意,经校长办公室校核后,方可用印。其中外文函件,还须由国际合作与交流处负责人审核后,方可用印。

第二十二条 需持学校证明或介绍信对外办事及联系工作的人员应出示所在单位出具的证明或介绍信,到校长办公室办理换信并用印,单位介绍信粘贴在学校介绍信存根上备查。介绍信内容要明确具体,包括联系单位、前往人员、姓名、身份、人数、时间等,并与存根记载完全一致,字迹工整、不得漏填。

第二十三条 特殊情况下急需使用学校印章时,须经校长办公室主任核准,并留存副件补签。

第五章 印章的管理

第二十四条 学校授权校长办公室使用和管理学校印章(含电子章)、学校钢印、校领导签名章(含电子章)及其他校级印章;授权科学技术研究院使用和管理学校科技合同专用章。校内各单位其下属科室的印章由各单位办公室负责管理。

第二十五条 印章的管理要求

(一)明确责任:各单位负责人是本单位印章管理第一责任人。各单位应规范审批程序,做好用印登记,对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记,以备核查。重要事项的用印,要根据职权划分情况经本单位主管领导批准。

(二)专人管理:各单位必须指定专人负责管理及使用印章,并报校长办公室备案。印章管理人员如因工作变动,应及时上交印章,并重新确定印章管理人员,做好交接手续。印章的交接手续由相关部门主管领导主持并记录备案。

(三)妥善保管:各单位行政公章的存放或使用地点均在该单位办公室内。未经该单位正职领导批准,不得在办公室以外地点存放或使用。印章必须妥善保养,确保印文清晰。

(四)严格审核:印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用章时应认真审阅有关材料,了解用章内容,严禁未经主管领导批准擅自用印,严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。用印件涉及保密的,要严格遵守保密规定,不得随便翻阅和谈论。凡有下列情况之一的,印章管理人员应拒绝用印:

1. 上报及下发的用印件内容有误或批准权限不当;

2. 涉及个人财产纠纷、经济纠纷、法律纠纷等方面的用印件;

3. 未经职能部门审核或校领导签发批准的用印件;

4. 非本校教职员工或与本校工作、业务无关的用印件;

5. 其他不得用印的情况。

(五)规范用印:印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置,骑年盖月,上不压正文,印文要求端正、清晰。用印时间为工作日正常上班时间,寒、暑假用印时间为校办值班时间。寒、暑假非值班时间及国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。

第二十六条 外出会印由印章管理人员负责,并确保印章安全。原则上不在校外套印印章,确需套印的,要及时销毁印模。

第二十七条 凡私自刻制公章,或因印章管理或使用不当等原因造成损失者,根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分。造成重大损失的,追究当事人及单位负责人的经济和法律责任。

第六章 附 则

第二十八条 本规定由校长办公室负责解释。

第二十九条 本规定自印发之日起施行。原《江南大学关于印章、介绍信使用和管理暂行规定》(江大办〔2001〕49号)自行废止。


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