第一章 总 则
第一条 为确保学校行政公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）及教育部关于公文处理的有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校行政公文（包括电报，下同），是学校在行政管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政的重要工具。学校行政公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和学校秘密的安全。
第四条 各学院、机关各部门、各直属单位负责人应高度重视公文处理工作，加强对该项工作的领导和检查，并配备相对稳定的人员负责公文处理工作。
第五条 行政公文的内容应符合党和国家的方针政策、法律法规。公文处理应贯彻党政分开的原则，凡属行政方面的工作，不应要求同级党组织行文或联合行文。
第六条 校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管和指导全校行政公文处理工作。学校行政公文由校长办公室统一收发、登记、分办、审批、传递、催办、立卷、归档和销毁。
第二章 公文种类
第七条 学校常用的行政公文种类主要包括:?
（一） 决定
适用于对重要事项、重大行动做出安排，以及对有关集体和人员的奖惩。
（二）请示
适用于向上级机关和业务主管部门请求指示、批准。
（三）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（四）通知
适用于发布规章制度，任免、处理人员，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求有关部门办理和需要周知或者执行的事项。
（五）通告
适用于在一定范围内公布各有关方面应遵守或者周知的事项。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）批复
适用于答复各学院、机关各部门、各直属单位的请示事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉密文件应标明密级和保密期限。
（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应包括单位代字（学校公文由校名简称和拟稿部门名称缩写组成代字，院、处公文由本学院、部门或单位的名称缩写组成代字）、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应注明签发人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除制度、文件名称等加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。
（八）发文机关署名应使用发文机关全称或规范化简称。
（九）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。要保证印章与正文同处一面，不得出现“此页无正文”字样。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。
（十二）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。
（十三）学校公文应标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。
（十五）公文文字从左至右横写、横排。标题一律用2号小标宋体，正文用3号仿宋体。
第九条 公文各组成部分的具体标识规则，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。? 第十一条 未列入规定的公文处理有关事项，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）执行。
第四章 发文办理
第十二条 发文办理指以学校、学院、部门或单位的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、会签、签发、排版、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十三条 草拟公文应做到：
（一）一文一事，文题相符，情况确实，观点清晰，格式规范，语言通畅，表述严谨，篇幅精炼。
（二）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的规定，要切实可行并加以说明。
（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权、与主送机关的行文关系等确定。
（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应先引标题，后引发文字号；引用外文应注明中文含义；日期应写明具体的年、月、日，不得省略。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1. ”，第四层为“（1）”。
（七）应使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称时，应先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应前后一致。
（十）各类公文从起草到审批均需用钢笔或毛笔书写，使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、批改、签发公文；也可采用计算机打印、复印公文文稿。
第十四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请校领导协调或裁定。
第十五条 公文送校领导签发前，应将正文及全部附件送校办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。审稿人应对公文严格把关，并进行必要的修改。凡不符合行文要求或在文字上需做较大改动的，应退回拟稿部门进行修改或重新拟稿。
第十六条 以学校名义制发的上行文，由校长或主管校领导签发；院、处公文由部门主要负责人或主管校领导签发。
第十七条 学校行政公文，需按签发日期登记、编号并送交机关文印室打印。
第十八条 学校实行行政公文“三校制”。文印室录入员负责初校，主办单位拟稿人负责二校，校办负责复核。校办复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式（包括公文的版式、发文字号、标题、主题词和主送、抄送单位等）是否统一、规范。经复核需对文稿进行实质性修改的，应按相关程序复审。
第十九条 公文复核无误后，加盖印章。印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。切忌用印模糊不清。
第五章 收文办理
第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，校办应进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式等是否规范。
第二十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，收文人员应根据来文的部门及内容、性质，进行登记、编号，由校办主任提出拟办意见并送校领导审批后，交有关部门办理，需两个以上部门办理的应明确主办部门。紧急公文应在批转时复印送主办部门，并提出办理时限。对不符合本办法规定的公文，经校办主任批准后，可退回呈报单位并说明理由。
第二十三条 代表学校外出参加会议带回的文件及各学院、部门和单位直接收到的上级来文，应交至校办统一归口，按收文办理程序处理。
第二十四条 承办部门接文后，应及时办理并予以答复，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的公文，应迅速退回校办并说明理由。办理公文中形成的材料应与公文一并保存归档。
第二十五条 收到上级机关下发或交办的公文，由校办主任提出拟办意见并送校领导审批后，交有关部门办理。
第二十六条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，有关部门应协作配合。如仍不能取得一致，可报请校领导协调或裁定。
第二十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第二十八条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，校办应负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
第六章 公文归档
第二十九条 公文处理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定，由校办、主办部门或学院等及时整理（立卷）。
第三十条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），应保证归档公文的完整，正确反映学校的主要工作情况，以便于保管和利用。
第三十一条 联合办理的公文，应由主办部门整理（立卷）。
第三十二条 归档范围内的公文应明确保管期限，并于成文的第二年6月底前移交档案馆归档，个人不得保存应归档的公文。
第七章 公文管理
第三十四条 校办负责建立、健全学校行政公文处理的有关制度。
第三十五条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经主要负责人批准，可以翻印。翻印时应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十六条 公开发布学校行政公文，须经校办批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。
第三十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十九条 不具备归档和存查价值的公文，作为资料留存本部门，并在收发登记簿上注明“不归档”标记。此类不归档公文，经鉴别和主管校领导批准，可以定期销毁。涉密公文的销毁，应在登记后于指定场所由二人以上监销，或送无锡市保密局定点保密废品收购站销毁，保证不丢失、不漏销、不泄密。
第四十条 部门合并时，全部公文应随之合并管理；部门撤销时，需归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案馆。
第四十一条 工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第四十二条 本办法自发布之日起施行，由校长办公室负责解释，原《江南大学行政公文处理办法》（江大〔2001〕146号）、《江南大学行政公文处理办法实施细则》（江大校办〔2002〕4号）同时废止。
附件1：
江南大学行政公文处理办法实施细则
为深入贯彻国务院、教育部关于进一步规范公文处理、提高工作效率的精神，确保学校行政公文运转有序、政令畅通，依据《江南大学行政公文处理办法》，就严格办文制度、提升公文质量提出如下实施细则。
一、学校行政公文的种类
（一）学校公文
1．“江南大学文件”
（1）贯彻落实国务院、教育部、江苏省人民政府、省教育厅、无锡市人民政府及校党委的有关精神，并作出的重要工作部署；
（2）转发上级机关的重要文件；
（3）校行政作出的决定、通报、意见，制定的重要规章制度；
（4）批转各学院、机关各部门、各直属单位涉及全局性并有指导意义的重要报告，批复某一方面的请示；
（5）学校教育行政工作计划、总结等；
（6）报送上级领导机关的请示、报告；
（7）以学校名义向政府部门、机关单位、兄弟院校等的行文；
（8）学院、行政机关、科研（教学）等组织机构的设立、更名与撤销；
（9）行政干部职务聘任与解聘、教职工奖惩决定、学生表彰和留校察看及以上处分决定的公布与解除；
（10）校行政的有关通知。
2．“江南大学校长办公室文件”
（1）发布学校日常管理的综合性工作通知、一般性工作部署；
（2）印发学校日常管理制度；
（3）转发职能部门、学院等的文件；
（4）印发、转发上级有关部门的文件。
3．“江南大学校务会议纪要”、“江南大学校长办公会议纪要”
分别用于印发校务会议、校长办公会议纪要。
（二）院、处及直属单位公文（以下简称“院处公文”）
以“江南大学”（套红）作版头。主要用于教研室（三级系）主任等以下职务任免及人员奖惩；学生记过及以下处分决定；教工转正定级；院、处一般性工作通知；部门会议纪要；报送校领导或职能部门的请示、报告等。
院处公文一般不对外正式行文。
二、行文规则
（一）行文应确有必要，注重效用。凡是能通过当面协调、电话通知等方式沟通、解决的事务性问题，不必行文。
（二）行文时应根据公文内容及《江南大学行政公文处理办法》确定文件类型，不得随意创造公文种类。
（三）学校公文，应由职能部门主要负责人核稿、校长办公室主任审核、校领导签发。
（四）“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，需同时报送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“请示”与“报告”应严格分开，报告中不得夹带请示事项。一般不得越级请示或报告。
（五）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”或“报告”。
（六）上行文应注明签发人姓名，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（七）几个同级单位在必要时可联合行文。单位之间对有关问题未协商一致时，一律不得各自行文。
（八）各学院、部门和单位上报学校的行政公文，交校办统一流转。为避免在审批、流转过程中出现混乱，所有公文不得多份分送。
（九）各学院、部门和单位上报有关日常事务性工作的行政公文，应直接报送至相关职能部门办理。职能部门不得推诿，如涉及几个部门的，由首接部门负责与相关部门协调处理。
三、办文程序与审签手续
（一）学校行政公文一般由主办部门代拟文稿，经职能部门主要负责人核稿、签字后，连同全部附件送校办进行文书处理；对涉及几个部门职责范围的文件，主办部门应预先与有关部门协商、会签后再送校办。
（二）凡需部门之间会签的文件，应随收随签，会签时间不得超过2天，超期不能会签的，会签部门应向主办部门作出解释。
（三）校办对文件进行文书处理后，送校领导签发。非特殊情况，各部门不得将公文直接呈送校领导签发，校领导原则上不直接受理或签发未经校办文书处理的公文。
（四）职能部门过程性、常规性的工作通知，应由部门行文，不得随意提高发文等级。各部门公文由部门主要负责人或分管校领导签发，各部门负责公文的草拟、审核、印刷、登记、分发、立卷、归档等程序。
（五）各学院公文由院长签发，学院负责公文的草拟、审核、印刷、登记、分发、立卷、归档等程序。其中，学生记过及以下处分决定，由相关部门会签，学生工作处审核；教研室（三级系）主任等以下职务聘任（解聘），由相关部门会签，人事处审核。
（六）各学院、部门和单位的校内请示应及时予以批复，最长不得超过7个工作日。对“急件”应第一时间予以批复。
（七）各学院、部门和单位报送学校审批、签发的行政公文，一律不得自行加注“特急”、“急件”等标记。文件审签的缓、急程度，由校办统一掌握，并根据需要加注“特急”、“急件”等标记。
（八）学校各级、各类行政公文发文字号的编制规则，详见《江南大学关于行政公文发文字号的有关规定》（附件2）。
四、学校行政公文的质量管理
（一）各学院、部门和单位应明确专人负责公文的草拟和管理工作。
（二）努力精减文件，改进文风。凡可发可不发的文件坚决不发；领导讲话、各部门或某一方面工作的情况通报、总结及部门职责范围内事务性的工作安排、通知等，一般不发学校公文。
（三）草拟文稿，必须言简意赅、观点明确、结构严谨、层次分明、文理通顺、标点准确。
（四）拟稿部门主要负责人应对公文的合理性、准确性和规范性把关，核稿后应亲笔签名，并注明日期和具体意见。
（五）校办对办文程序、行文格式、材料内容等严格把关，并及时提出修改意见、加强与拟文部门的沟通、规范公文处理流程、提升办文工作的质量和效率。
（六）主办部门应及时拟稿，校办根据文稿的缓急程度，急件急办，学校公文的文书处理时间一般不超过3个工作日。
（八）学校公文由校领导签发后，印发过程中不得随意增删、更改内容。如确需要，应由校办会同相关职能部门按程序处理。
（九）学校公文正式印发前，校办应对文件清样进行最后复核。
五、其他
（一）学校行政公文由校办及相关职能部门负责报送、分发，院处公文由各学院、部门和单位自行负责报送、分发。
（二）学校公文均需报送校领导阅知。
（三）本细则自发布之日起施行，由校长办公室负责解释。
附件2：
江南大学关于行政公文发文字号的有关规定
为进一步规范学校行政公文处理工作，依据《江南大学行政公文处理办法》、《江南大学行政公文处理办法实施细则》等文件要求，对学校行政发文字号作如下规定：
一、学校公文的发文机关标识及发文字号
（一）“江南大学文件”为发文机关标识，编“江大＋主办部门代号〔年份〕×号”，发文字号编于发文机关标识与分隔线之间，居中位置（上行文位置居左，并要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧）。按发文机关标识编统一的发文序号。按发文机关标识加盖“江南大学”印章或主要负责人签名章。具体规定如下：
| 发文字号 |
主办部门 |
备 注 |
| 江大办〔年份〕×号 |
校长办公室 |
|
| 江大保〔年份〕×号 |
保卫处 |
|
| 江大财〔年份〕×号 |
财务处 |
|
| 江大干〔年份〕×号 |
组织部 |
以校行政名义行文 |
| 江大港澳台〔年份〕×号 |
国际交流合作处 |
|
| 江大工〔年份〕×号 |
工会 |
|
| 江大后〔年份〕×号 |
后勤管理处 |
|
| 江大基〔年份〕×号 |
基建处 |
|
| 江大纪〔年份〕×号 |
纪委 |
|
| 江大继网〔年份〕×号 |
继续教育与网络教育学院 |
|
| 江大监〔年份〕×号 |
监察处 |
|
| 江大教〔年份〕×号 |
教务处 |
|
| 江大科〔年份〕×号 |
科学技术研究院 |
|
| 江大密〔年份〕×号 |
保密办公室 |
|
| 江大人〔年份〕×号 |
人事处 |
|
| 江大社科〔年份〕×号 |
社会科学处 |
|
| 江大审〔年份〕×号 |
审计处 |
|
| 江大外〔年份〕×号 |
国际交流合作处 |
|
| 江大学〔年份〕×号 |
学生工作处 |
|
| 江大学科〔年份〕×号 |
学科建设处 |
|
| 江大研〔年份〕×号 |
研究生院 |
|
| 江大资〔年份〕×号 |
资产经营管理有限公司、 国有资产管理办公室 |
|
（二）“江南大学校长办公室文件”为发文机关标识，编“江大校办〔年份〕×号”，发文字号编于发文机关标识与分隔线之间，居中位置。按发文机关标识编统一的发文序号。按发文机关标识加盖“江南大学校长办公室”印章。
（三）“江南大学校务会议纪要”、“江南大学校长办公会议纪要”为发文机关标识，分别用于校务会议、校长办公会议纪要。文尾落款整理部门，不加盖印章。
二、院处公文的发文单位标识及发文字号
“江南大学”（套红）为发文单位标识，编“发文单位代字〔年份〕×号”，发文字号编于分隔线之下，居右位置。发文单位代字由学院、部门或单位的简称组成。院处公文加盖学院、部门、单位公章或负责人签名章。主要用于对本单位和学校内部发文。具体规定如下（未列入的单位可自行编制不与表中重复的发文字号）：
| 发文字号 |
主办部门 |
备 注 |
| 校办〔年份〕×号 |
校长办公室 |
|
| 监察〔年份〕×号 |
监察处 |
|
| 审计〔年份〕×号 |
审计处 |
|
| 社资〔年份〕×号 |
社会资源处 |
|
| 教务〔年份〕×号 |
教务处 |
|
| 设备〔年份〕×号 |
实验室与设备管理处 |
|
| 国资〔年份〕×号 |
国有资产管理办公室 |
|
| 科研〔年份〕×号 |
科学技术研究院 |
|
| 社科〔年份〕×号 |
社会科学处 |
|
| 研究〔年份〕×号 |
研究生院 |
|
| 发规〔年份〕×号 |
发展规划处 |
|
| 学科〔年份〕×号 |
学科建设处 |
|
| 人事〔年份〕×号 |
人事处 |
|
| 财务〔年份〕×号 |
财务处 |
|
| 国交〔年份〕×号 |
国际交流合作处 |
|
| 学工〔年份〕×号 |
学生工作处 |
|
| 保卫〔年份〕×号 |
保卫处 |
|
| 房产〔年份〕×号 |
房产管理处 |
|
| 基建〔年份〕×号 |
基建处 |
|
| 信息〔年份〕×号 |
信息化建设与管理中心 |
|
| 后勤〔年份〕×号 |
后勤管理处 |
|
| 资产〔年份〕×号 |
资产经营管理有限公司 |
|
| 离退〔年份〕×号 |
离退休工作处 |
|
| 大科〔年份〕×号 |
国家大学科技园 |
|
| 国重〔年份〕×号 |
食品科学与技术国家重点实验室 |
|
| 国工〔年份〕×号 |
粮食发酵工艺与技术国家工程实验室 |
|
| 教师〔年份〕×号 |
教师卓越中心 |
|
| 图书〔年份〕×号 |
图书馆 |
|
| 档案〔年份〕×号 |
档案馆 |
|
| 杂志〔年份〕×号 |
杂志社 |
|
| 国教〔年份〕×号 |
国际教育学院 |
|
| 北美〔年份〕×号 |
北美学院 |
|
| 至善〔年份〕×号 |
至善学院 |
|
| 继教〔年份〕×号 |
继续教育学院 |
|
| 网教〔年份〕×号 |
网络教育学院 |
|
| 青管〔年份〕×号 |
青山湾校区管委会 |
|
| 生工〔年份〕×号 |
生物工程学院 |
|
| 食品〔年份〕×号 |
食品学院 |
|
| 纺服〔年份〕×号 |
纺织服装学院 |
|
| 物联〔年份〕×号 |
物联网工程学院 |
|
| 化工〔年份〕×号 |
化学与材料工程学院 |
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| 设计〔年份〕×号 |
设计学院 |
|
| 机械〔年份〕×号 |
机械学院 |
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| 环土〔年份〕×号 |
环境与土木工程学院 |
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| 医学〔年份〕×号 |
江南大学无锡医学院 |
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| 药学〔年份〕×号 |
药学院 |
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| 理学〔年份〕×号 |
理学院 |
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| 商学〔年份〕×号 |
商学院 |
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| 法学〔年份〕×号 |
法学院 |
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| 马院〔年份〕×号 |
马克思主义学院 |
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| 人文〔年份〕×号 |
人文学院 |
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| 外语〔年份〕×号 |
外国语学院 |
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| 数媒〔年份〕×号 |
数字媒体学院 |
|
| 体育〔年份〕×号 |
体育部 |
|
